Verksamhetsstyrning i tillväxt

Så lyckades Sims Recycling Solutions med sin verksamhetsstyrning mitt i en tillväxtperiod

I en koncern är det inte alltid helt lätt att få till en effektiv verksamhetsstyrning som genomsyrar hela bolaget. Speciellt inte mitt i en tillväxtperiod. 

Att behålla fokus under kraftig tillväxt

För Sims Recycling Solutions var behovet tydligt. Med en organisation i kraftig tillväxt och ständig utveckling var behovet av bättre styrning och uppföljning stort, speciellt som en ledande leverantör av elektronisk återvinning på en internationell marknad.

Uppföljning i en internationellkontext

Med verksamhetsstyrning på flera olika platser blev hanteringen av olika dokument i Microsoft Office tillslut ohållbar. Resultatet blev en splittrad bild av verksamhetsläget och svårigheter att få en sammanställning för uppföljningen.

5 utmaningar:

- Att kunna konkretisera och tydliggöra sin strategiska plan för hela organisationen

- Att styra och följa upp på prioriterade nyckeltal och aktiviteter som är kopplade till den strategiska planen

- Att få bättre helhetsbild och beslutsunderlag för ledningen och ge utrymme till en mer strategisk dialog och agenda

- Att snabbare kunna sammanställa och kommunicera resultatläge och progress i enhetliga och visuella rapporter till olika intressenter (Tex. månadsrapport moderbolag)

- Att samla samtliga planer som ska genomföras och följas upp i samma verktyg

Allt på samma plats och en tydligare uppföljning

För att på ett enkelt och effektivt sätt få bukt med Sims Recycling Solutions 5 utmaningar infördes ett gemensamt ledningssystem för styrning och uppföljning. På så vis flyttade all dokumentation in på en och samma plats och med rapporterings-möjligheterna i Stratsys fick alla intressenter och beslutsfattare en bra överblick av läget i verksamheten. Ledningssystemet utökades sedan med fler delar för att stärka hela organisationen i rapporterings och uppföljningsprocessen.

Affärsplan
Den strategiska planen visualiseras med en tydlig röd tråd från fokusområden och företagsgemensamma mål till aktiviteter och delaktiviteter på enhetsnivå. Planen är tydligt nedbruten och organisationen ser tydligt hur man bidrar till de gemensamma målen.

Nyckeltal och åtgärder
Nyckeltal visualiseras tydligt med statusfärger, trender och analys för att snabbt kunna se om det finns avvikelser och de planerade/korrigerade åtgärdernas progress syns tydligt i Gant-scheman eller olika typer av vyer. Allt enkelt och automatiskt sammanställt på ett ställe med en tydlig koppling till satta strategier.

Rapportering
Olika typer av standard- och anpassade rapporter (tex. månadsrapport) sammanställs automatiskt i systemet efter skapade rapportmallar. Sims grafiska profil finns tillgänglig och export av rapporterna till MS Office eller Intranät sker med en knapptryckning.

Mötesprotokoll, åtgärder och beslut
Samtliga möten hanteras i Stratsys mötesmodul RunYourMeeting. Agendor, kalenderbokningar, protokoll, anteckningar, beslut och åtgärder samlas på samma ställe som verksamhetsplanering och uppföljning. Samtliga åtgärder från planer eller möten samlas på respektive användares startsida.

Gemensam struktur och transparens på alla nivåer

Tack vare att både underlag och dokumentation ligger samlat i ett gemensamt ledningssystem har ledningsgruppen nu fått en gemensam plattform att arbeta utifrån vilket även ökat transparensen mellan avdelningarna. Styrningen blir på så vis tydligare och mer stringent och det har underlättat för respektive avdelningschef att kommunicera mål, KPI:er och aktiviteter på respektive avdelning.

Det leder i sin tur till att medarbetarna får en förståelse kring varför aktiviteterna ska genomföras. Medarbetarna jobbar även de aktivt i systemet och följer löpande upp respektive avdelnings aktiviteter. Eftersom alla aktiviteter även är kopplade mot månadsrapporterna som enkelt tas fram med en knapptryckning minimeras den administrativa bördan och det dubbelarbete som tidigare uppstått.

Resultat

  • En gemensam plattform som ökat transparensen mellan avdelningar och ledningsgrupp
  • Effektivare och mer stringent styrning
  • Lättare för avdelningschefer att kommunicera mål, KPI:er och aktiviteter
  • Ökad förståelse bland medarbetarna kring varför aktiviteterna ska genomföras
  • Oönskat dubbelarbete undviks

Vill du har mer information?

Ja tack!