Djupa suckar över hanteringen av riktade statsbidrag

2017-09-29

Ett av de kanske mest aktuella ämnena i kommun- och landstingssverige idag är hanteringen av riktade statsbidrag. Debatten fokuserar till stor del på den tunga administration kring ansökningsprocesserna som kommuner och landsting idag ställs inför. Ska det behöva innebära en heltidstjänst på en mindre kommun för att säkerställa att man inte missar statsbidrag för exempelvis Matematiklyftet? Här står man idag vid ett vägval och det finns flera meningar, från olika instanser, om vilken väg man bör gå.

Somliga menar att ansökningsbara statsbidrag bör minska till antalet och andra menar att kommuner och landsting bör få bättre stöd i ansökningsprocessen och på så sätt minska arbetsbördan och säkra kvalitén i ansökningarna.

Men innan jag blir för detaljerad ska vi reda ut; vad är egentligen ett statsbidrag? Och vilka konsekvenser får det när någonting går fel i ansökningsprocessen?

Riktade statsbidrag

Ett riktat statsbidrag är ett bidrag för ett specifikt ändamål eller verksamhet i en kommun eller ett landsting. När en kommun eller ett landsting ansöker om ett riktat statsbidrag kan processen se olika ut beroende på syftet med bidraget. Avstämningsdatum och deadlines varierar också. Ansökningen av statsbidraget kan också vara förenad med en motprestation såsom medfinansiering, redovisning och/eller uppföljning.

Som ni förstår finns det ett flertal parametrar som riskerar att bli fel i ansökningsprocessen och de vanligaste felkällorna är att ansökan är felaktigt utförd eller att ett avstämningsdatum eller en deadline missats. I praktiken kan ett sådant administrativt misstag innebära att kommunen eller landstinget går miste om ett statsbidrag som de enligt bestämmelser har rätt till. I vissa av dessa fall har man kanske redan planerat aktiviteter kopplade till bidraget som istället får finansieras ur egen kassa eller till och med uteblir helt. I båda fallen innebär det en förlust för medborgarna.

Missade statsbidrag ingen ovanlighet

Under verksamhetsåret 2015-2016 gick Sveriges förskolor miste om 300 miljoner kronor i missade Statsbidrag rapporterade GP. För en månad sedan missade en mellanstor kommun i Sverige att ansöka om matematiklyftet i tid och missade ett bidrag på tolv miljoner kronor – något som tyvärr inte är ovanligt. Faktum är att också flera skolförvaltningar gick miste om samma bidrag i år. Exemplen är många.

I min roll som konsult på Stratsys arbetar jag med många kommuner runt om i Sverige och träffar kommuntjänstemän/-kvinnor från översta Norrland till sydligaste Skåne. När vi diskuterar verksamhetsstyrning och de olika processerna i kommun- och förvaltningsledning dyker nästintill alltid ämnet statsbidrag upp. Allt för ofta hör man då en djup suck, följt av ”det är en djungel”. För precis som debatten i media avslöjar innebär de riktade statsbidragen ett orosmoment hos många kommuner. Oron, eller missnöjet, kan härstamma från att man råkat missa en ansökan för att Göran var sjuk en vecka eller för att man fått avsätta Anna som har fått spendera halva sin arbetstid på ansökningar den senaste månaden. 

Stöd i hanteringen av ansökningsprocesserna

Debatten om hur framtiden bör se ut för de riktade statsbidragen är med andra ord nödvändig, dock gör varken jag eller mina kollegor några anspråk på att veta hur man på statlig instans löser dessa problem. Däremot kan vi med erfarenhet av verksamhetsstyrning i svensk offentlig verksamhet erbjuda stöd åt våra kunder i hanterandet av de riktade statsbidragen. För oavsett vad som händer med antalet statsbidrag eller utformningen av ansökningsprocesserna i framtiden så kommer riktade statsbidrag kräva en administrativ prestation av kommunen eller landstinget.  Därför finns också ett långsiktigt behov av stöd i denna process.

Det vi på Stratsys har gjort i samarbete med våra kommunkunder är att sätta upp en struktur för hur man på bästa möjliga sätt överblickar och följer ansökningsprocesserna för statsbidragen. De punkter som är viktiga för våra kommunkunder är ofta just tydligheten och åskådliggörandet av ansökningsprocesserna. Därutöver vill man kunna ansvarsfördela processerna till sina medarbetare samt kunna planera och koppla åtgärder och motprestationer till ansökningarna. Jag kommer inte att gå in djupare på hur Statsbidrag i Stratsys ser ut tekniskt, men ni läsare som vill veta mer hittar mer information om Statsbidrag i Stratsys här.

Den respons vi har fått ifrån kommuner och landsting har varit mycket positiv under 2016 och många har snabbt kommit igång och fått till en fungerande struktur för hur man i organisationen ska hantera sina riktade statsbidrag – för att säkerställa att medborgare och personal inte blir utan berättigade bidrag.

Debatten kring ansökningsprocesserna och bidragens framtid kommer troligtvis att fortgå -  och det med all rätt. För även om stödfunktioner som Stratsys finns för att hjälpa till med komplicerade processer finns ingen anledning från statligt håll att inte utveckla och underlätta för kommuner och landsting. Förhoppningsvis kommer vi om några år höra färre tjänstemän och –kvinnor dra en djup suck när hanteringen av Statsbidrag kommer på tal. 

Villl du veta mer om hur du kan få ordning på dina statsbidrag med hjälp av Stratsys? Ta del av vårt inspelade webinar.

Se vår webinarfilm

Författare: Gustaf Bylund

Dela sidan