5 saker att tänka på för lyckade projekt

2017-10-27

Hur avgör man egentligen om ett projekt är lyckat eller inte? För enkelhetens skull har vi valt följande definition: Ett projekt är lyckat när alla inblandade i projektet uppfattar det som lyckat. Visst, definitionen är inte kristallklar men när man arbetar med projekt av alla möjliga typer och storlekar så kan ”nöjdhetsnivån” ändå fungera som en ganska bra måttstock. Vi har också märkt att det finns några gemensamma punkter för alla de projekt som både beställaren och vi själva ansåg vara just lyckade.

1. Den handplockade eldsjälen
Alla medarbetare har en eldsjäl inom sig och det är arbetsgivarens uppgift att hitta projekt som låter den komma fram. Att förstå både kunden och den egna organisationen är givetvis ett måste. Men det räcker inte riktigt. Hittar man rätt förening mellan projektledare och projekt så har man perfekta förutsättningar för att lyckas. Ett genuint engagemang hjälper projektledaren att bli den naturliga ledaren, till skillnad från att endast vara en utsedd sådan. Välj inte bara den projektledare som har tid. Välj den som kommer att brinna för just det här projektet. Välj eldsjälen.

2. En dynamisk projektgrupp
En väl sammansatt arbetsgrupp består av personer med olika kompetenser, från olika avdelningar och olika nivåer. Det kanske låter självklart. Men vi har sett otaliga exempel på motsatsen. Om varje person vet vad den har för uppgift blir beslutsprocessen mycket snabbare. Man bygger aldrig ett luftslott, eftersom alla tar ansvar för att just deras del håller för vind och blåst. Det blir också lättare att utrusta projektguppen med den tid, de resurser och det mandat som krävs för att leda projektet i mål.

3. Allt kommunicerar
Man kan ha hur många och välformulerade riktlinjer som helst, men om projektgruppen känner att det finns en dissonans mellan vad projektledarna säger och hur de agerar, så kommer det att spridas genom hela arbetsgruppen. När projektet inleds och alla är pigga på att sätta igång är det lätt att basunera ut vikten av deadlines, enhetlig dokumentation och obligatoriska möten. Men det får inte glömmas bort några veckor senare, när förälskelsen kanske har dämpats lite. Kroppspåk, formuleringar, tonläge, engagemang – allt kommunicerar.

4. Hurra! Eller?
”Ett lyckat projekt” kanske fungerar som ett tema för ett blogginlägg, men som mätbart mål i ett specifikt projekt är det desto mindre hjälpsamt. Sätt upp tydliga och mätbara mål, såväl under, som vid projektets avslut. Definiera vilka förväntningar alla i arbetsgruppen har på varandra, på processen och på resultatet. Brist på tydlighet kan leda till att ett projekt känns misslyckat, oavsett hur framgångsrikt det var i verkligheten. Om man inte vet vad som förväntas, hur vet man då om man har lyckats?

5. Titta inte bara framåt
Dokumentera så mycket som möjligt. Tidigare mötesprotokoll, vilka beslut som togs och varför, skriftlig korrespondens med kunden, projektbeställning och projektplan – samla allt i en överskådlig och lättillgänglig struktur. Tillgång till dokumentation är en underskattad guldgruva. Inte bara för nya personer som ansluter till projektet men också för att kunna utvärdera vägval internt samt för att motivera beslut och kostnader för beställaren. Lär av både misstag och framgångar. Och dokumentera allt!

Om du vill veta mer om projekthantering i Stratsys håller vi ett kostnadsfritt webinar den 19/1. 

Anmäl dig till webinaret om projekt

Lycka till!

Författare: Fanny Zellman

Dela sidan