3 saker att tänka på vid implementering av nya IT-lösningar

2017-08-23

Med digitaliseringens framfart ställs idag allt högre krav på organisationer att hänga med i omvärldens utveckling. Att införskaffa nya, moderna IT-plattformar som förenklar och effektiviserar arbetslivet är en viktig del i detta arbete. Men förutom att hitta rätt produkt som matchar ens behov och krav, är även implementeringen en kritisk framgångsfaktor. Som konsult på Stratsys brukar jag förespråka ett antal viktiga aspekter att tänka på vid implementering av nya IT-plattformar, nedan listar jag tre av dessa:

1. Se förändringen som en långsiktig resa. Förändringar i en organisation är inget som sker mellan specifika datum – utan de är ständigt pågående. Samma tänk gäller när nya IT-lösningar ska börja användas. Det är en viktig insikt att ha med sig i sitt arbete, då det påverkar både din egen och andra personers inställningar, förväntningar och attityder till förändringen. Detta kan i sin tur minska stress, motstånd och ger även tid till att förankra mål och syfte ordentligt. 

2. Utgå från de primära behoven och börja enkelt. Var ska man då börja denna långsiktiga resa? Faktum är att er resa troligtvis redan har börjat – kanske i form av nya idéer, tankar eller diskussioner som kommit upp. Om dessa idéer, tankar eller diskussioner slutligen mynnar ut i att ni införskaffar en ny IT-lösning så är vår generella rekommendation att utgå från de primära behoven och börja enkelt vid införandet. I plattformar som kan lösa många olika behov kopplat till flera olika användningsområden så är det väldigt frestande att vilja lösa allt på en gång. Men när det handlar om större processer som ska effektiviseras är det lätt att ta för stora steg som blir för övermäktiga i form av tid, energi eller komplexitet. Vid identifieringen av sina behov bör man utgå från sin egen behovsanalys – snarare än från tekniken i sig. En bra utgångspunkt brukar vara att försöka nå nyttor kopplade till ökad effektivitet, högre kvalitet, nöjdare medarbetare eller bättre lönsamhet.

Ska hela organisationen eller åtminstone chefer inom hela organisationen använda den nya IT-lösningen? Anpassa då inte uppbyggnaden endast utefter en smal målgrupp (exempelvis ledningsgruppen), utan säkerställ att behov från flera nivåer och delar av organisationen fångas upp. Ett bra tips är att ha en diversifierad projektgrupp som är med under införandet. 

3. Säkerställ ett tydligt ledarskap i organisationen. Ledarskap är ett stort och komplext begrepp som de flesta har olika associationer till. I våra implementeringar av Stratsys har vi sett att ett bra och tydligt ledarskap ofta är en viktig framgångsfaktor. Några aspekter relaterade till ledarskap som är viktiga att få till är:

- Förankring: Utveckla, kommunicera och förankra förändringsvisionen och syftet med förändringen – gärna så tidigt som möjligt i processen. Se även till att involvera medarbetarna tidigt i den mån det går för att skapa engagemang och delaktighet.  

- Tydliga kommunikationsvägar: Vid implementering av nya IT-lösningar brukar det uppstå en del frågor i början. För att få en bra start för användarna, förkorta inlärningsperioden och skapa delaktighet är det viktigt att de vet vem de ska vända sig till vid olika typer av frågor och funderingar. Se därför till att tillgängliggöra nyckelpersoner och dess kontaktuppgifter. 

- Ledarna stöttar öppet förändringen: Att implementera en ny IT-lösning berör inte endast IT-avdelningen, utan behöver på olika sätt involvera alla de personer som ska arbeta i den nya plattformen. Därför är det viktigt att alla berörda ledare tydligt stöttar och visar sitt engagemang kring förändringen. För om inte ledarna tror på förändringen, varför ska då medarbetarna göra det?

Dessa tips kan vara värda att bära med sig inte bara när man inför nya IT-produkter, utan även vid implementering av nya strategier, modeller eller andra större förändringar i en organisation. Att genomföra förändringar är en stor utmaning, vilket de flesta känner till. Men genom att utgå från de primära behoven, ha ett tydligt ledarskap och att ha en genomtänkt och långsiktig plan ökar möjligheterna för ett lyckat implementeringsprojekt.

Vill du veta mer om hur vår plattform kan förenkla ditt arbetsliv? Anmäl dig till höstens webinar.

Se alla våra webinar

Författare: Markus Månsson, konsult Stratsys 2015-2017

Dela sidan