Gruppbild på anställda Nykterhetsrörelsens bildningsverksamhet, NBV

NBV jobbar för smartare administration

2017-04-25

Nykterhetsrörelsens bildningsverksamhet, NBV, är Sveriges äldsta studieförbund med 120 års erfarenhet av folkbildning. NBV arbetar med frågor som handlar om alkohol och andra droger, folkhälsa och integration. Sedan januari 2015 jobbar man med det interna projektet ”Smartare administration” med målet att effektivisera det administrativa arbetet för att frigöra mer tid till folkbildning. 

 - Projektet innebär att vi som studieförbund vill skapa mer tid för vår personal att jobba med folkbildning och med möten mellan människor. Vi vill minimera de administrativa arbetsuppgifterna för att kunna frigöra mer tid till detta, säger Magnus Nilsson, projektledare på NBV:s förbundskansli.

För att kunna effektivisera det administrativa arbetet har man identifierat behovet av att tydliggöra organisationens mål på ett bättre sätt för att kunna jobba med måluppfyllelse inom hela organisationen.

 - Idag har vi styrdokument och diverse handlingar på olika ställen i organisationen. Dessa vill vi samla på ett ställe för att kunna bli bättre på att jobba med måluppfyllelse inom organisationens samtliga led. Stratsys är det verktyg vi har saknat för att kunna tydliggöra våra mål på ett enkelt sätt och vi vill tro att detta skall leda till att vi på ett enklare sätt ska kunna följa upp detta arbete under året, säger Magnus Nilsson.

Tidigare arbetssätt har inneburit en hel del manuell handpåläggning vilket både varit tidskrävande men också försvårat uppföljningen.

 - Det har tidigare år varit svårt med uppföljningen då allt arbete skett i Excel-dokument som krävt att någon klipper och klistrar ihop i vårt fall 15 enheters rapporter. Detta har också genomförts i slutet av året vilket gjort att tiden blivit knapp. Vi har också sett en utmaning i att få med det som skulle rapporterats i början av året, och att detta därför riskerar att falla bort. En annan svårighet har varit att delegera ut mål som ska verkställas till våra 15 enheter. Detta har tidigare skett verbalt med stöd av Excelfil vid fysiska träffar med de 15 enheternas representanter, fortsätter Magnus Nilsson.

Med Stratsys vill NBV stödja arbetet med både verksamhetsplan och verksamhetsberättelse, organisationens riskarbete samt systematiska arbetsmiljöarbete. Stratsys gör det möjligt att samla dessa dokument på ett ställe och man ser en styrka i att kunna generera rapporter automatiskt direkt ur systemet.

 - Tidigare hanterades detta av en ansvarig person på Förbundskansliets enhet som med hjälp av mejlutskick och samtal med enheterna satte ihop rapporter och underlag mm. Med Stratsys kan vi minimera det administrativa arbetet med automatgenererade rapporter med ett gemensamt rapportutseende för alla enheter. Det kommer att ge en enklare hantering för alla enheters ansvariga personer. På lång sikt tror vi på bättre och mer levande måluppfyllelse samt nya möjligheter som vi inte har haft tidigare då vi inte haft denna typ av system, fortsätter Magnus Nilsson.

Att valet av leverantör föll på Stratsys berodde dels på rekommendationer och goda referenser, och dels på mötet med Stratsys säljare Madelene.

 - Den första införsäljningen från Stratsys sida skedde via en av våra lokala avdelningar, nämligen NBV Örebro Mälardalen. Efter det mötet rekommenderade avdelningen hela organisationen att titta på verktyget då de såg behovet i ett större perspektiv än för sin egna avdelning.  Samtidigt hade en av våra medlemsorganisationer, IOGT-NTO, redan köpt in systemet och kunde demonstrera det för oss och ge oss goda referenser på verktyget. Vi fick också ett trevligt och förtroendeingivande intryck av Stratsys säljare Madelene Krönström som visade att hon förstod våra behov. Då vi inte är vare sig ett företag eller en kommun såg vi hennes tidigare erfarenheter av införsäljning till just organisationer som en stor fördel, avslutar Magnus Nilsson.

Dela sidan