Upplands Väsby kommun

Upplands Väsby inför "chefens fönster". Syftet? Att chefen enkelt ska ha tillgång till rätt data för att fatta bättre beslut.

Integration med beslutsstöd för skarpare analyser och beslut

Upplands Väsby införde Stratsys som systemstöd för sin verksamhetsstyrning under 2010. Sedan dess har de ständigt utvecklat sitt arbetssätt och effektiviserat sina processer. För två år sedan påbörjades arbetet med att göra Stratsys till chefens fönster in till samtliga system och kärnprocesser rörande styrning, ledning och uppföljning. Syftet? Att chefen enkelt ska ha tillgång till rätt data för att fatta bättre beslut - utan att behöva leta i flera olika system. 

 Det främsta värdet ser jag i att vi lyfter målstyrningen till det operativa arbetet. Vi får inte ett system av styrning utan ett styrsystem.

 Christoffer Melander, Systemförvaltare på Upplands Väsby kommun

Upplands Väsby kommun har arbetat med sin verksamhetsstyrning i Stratsys sedan 2010 och upplever en rad positiva effekter av att sköta processer rörande planering, genomförande och uppföljning i verktyget.

-       Jag skulle säga att en av de tydligaste effekterna har varit den röda tråden. Att kunna se hur det politiska beslutet blir till operativa beslut i verksamheten. Att få en struktur i rapporteringen. Jag tror heller inte att det hade varit görbart att bryta ner mål till enhetsnivå så som vi gör idag utan ett bra systemstöd, säger Christoffer Melander, Systemförvaltare på Upplands Väsby kommun.

Arbetet med att förenkla chefens väg in till beslutsunderlaget och på så sätt göra målstyrningsarbetet till en operativ del på enheterna skrevs i Upplands Väsby kommuns vision för BI-utveckling för drygt två år sedan. Chefens fönster, som man valt att kalla det, ska säkerställa att chefer alltid har tillgång till aktuell data som underlag för beslutsfattandet. 

-       Man brukar säga att man vill ha en väg in men egentligen handlar det ju bara om att chefen enkelt ska ha tillgång till den data som behövs för att fatta faktabaserade beslut. Man ska inte behöva leta i flera system, då det både blir en onödig kostnad men också kompetenskrävande att arbeta i många system. Vi har också uttalat att vi ska arbeta mer med analys och då måste vi också ha enkel rapportering och guida användaren till vart de kan hitta underlaget för att analysera underliggande faktorer. Vi ska också arbeta målfokuserat och då måste målen göras till något relevant i de dagliga besluten och inte bara vid de stora rapporteringstillfällena.

För att skapa detta har kommunen använt sig av Stratsys integration med analysplattformen Qlik.

-       Verksamhetsplanen ska vara mer än en pappersprodukt för rapportering uppåt. Den ska vara ett operativt stöd i chefers dagliga arbete. Vi behöver därför arbeta med att göra den ”aktuell” för cheferna hela tiden. Om vi bara fokuserar på KPI-er i ett analysstöd så finns risken att vi styr mer på nyckeltalet än det faktiska målet. Det var med den insikten och i samband med att visionen för BI-utveckling togs fram som vi började skissa på idén att se Stratsys och vår analysplattform (Qlik) som ett stöd, eller ett förvaltingsobjekt. Systemet kallar vi nu för ”Systemstöd för ledning och styrning” då målarbetet och analys av data är två väldigt integrerade processer i styrningen. Att Stratsys skulle bli den samlande platsen började vi med för drygt ett år sedan också i samband med att vi började införandet av QlikSense.

Uppsättningen av chefens fönster beskriver Christoffer Melander som enkel och han ser den flexibilitet som finns i Stratsys som en stor fördel.

-       Med väldigt enkla medel har vi kunnat samla årshjul, viktig information, status på handlingsplaner, KPI:er och viktiga länkar, genom att utnyttja funktionalitet som Stratsys har som standard. Vi kan alltså enkelt belysa på startsidan viktig information från flera datakällor utan att behöva vara programmerare eller låsa upp oss i konsultberoende.  Vi har därmed flexibilitet att ändra hur vi arbetar med startsidan efter hur mognadsgraden byggs upp i organisationen och hur vi ser att användarna föredrar att använda systemet. I och med att vi är inne i systemet blir det inte ”ett gränssnitt till” utan en naturlig del i ett gränssnitt som man känner igen och som guidar mig vidare till min uppgift.

Arbetet har gett flera fördelar menar Christoffer Melander. Den främsta anser han är att chefens fönster skapat ett tydligare operativt fokus på målstyrningen.

-       Det främsta värdet ser jag i att vi lyfter målstyrningen till det operativa arbetet. Vi får inte ett system av styrning utan ett styrsystem. Jag kan alltså ”på riktigt” planera, analysera och rapportera min verksamhet samt hitta underlaget för mina beslut. En politiker behöver inte längre invänta nämnd eller fråga en tjänsteman hur vi ligger till. Så fort data kommer in blir det synligt. Tiden kan då istället läggas på att förklara varför det ser ut som det gör och på förslag på åtgärder. Vi har dessutom valt ett upplägg där det är Stratsys organisationsträd som styr vad som visas snarare än användarens chefsområde. Det gör att jag får en transparens och som chef enkelt kan finna inspiration och jämföra mig med andra i organisationen.

Dessutom menar Christoffer Melander att lösningen har varit kostnadseffektiv då man använt sig av standardfunktionalitet i Stratsys.

-       Då det är system som vi redan har, och en funktionalitet som redan finns i systemet, har projektet med chefens fönster inte medfört några höga kostnader. Det har också varit enkelt att testa olika koncept utan att dra på sig en massa konsultkostnader. Vi hoppas så klart att den framtida utvecklingen från Stratsys sida kommer att göra detta till ett än bättre verktyg för ändamålet.

I nästa steg kommer fokus att ligga på att ytterligare anpassa systemet efter verksamheten. Dels handlar det om att automatisera processer, men också att binda in fler system och processer tydligare mot målstyrningen.

-       För att lyckas med att få det till ett operativt stöd måste vi hela tiden stämma av med verksamheten och utveckla oss efter deras behov. Det handlar om att automatisera det som går att automatisera, guide till analysstöd men också att binda in fler processer tydligare mot målstyrningen. Jag ser t.ex. budget/prognos som en viktig del som vi måste få in på ett bra sätt. Den största utmaningen är inte tekniken utan att sprida goda exempel och nya arbetssätt.

Vill du veta mer om hur Stratsys kan integreras med beslutsstöd för skarpare analyser och beslut? Välkommen på vårt webinar tillsammans med Upplands Väsby kommun.

Anmäl dig till webinaret

Vill du veta mer?