Specialpedagogiska skolmyndigheten (SPSM)

Styrmodeller för verksamhetsplan och riskhantering

Specialpedagogiska skolmyndigheten arbetar för att barn och ungdomar oavsett funktionsförmåga ska få förutsättningar för att nå målen för sin utbildning. Myndigheten har använt Stratsys som systemstöd sedan 2014 och arbetar idag med styrmodeller för sin verksamhetsplan och med sin riskhantering i Stratsys. I början på 2017 driftsätter myndigheten också en så kallad uppdragsstyrmodell. 

 Stratsys har som professionell samarbetspartner bidragit i arbetet med att utforma ett ändamålsenligt systemstöd till våra viktigaste styrprocesser. 

 Ylva Zetterlund, Ekonomichef, Specialpedagogiska skolmyndigheten.  

Innan införandet av Stratsys saknade Specialpedagogiska skolmyndigheten ett systemstöd och man upplevde processen kring arbetet med verksamhetsplanen som otydlig.

- Med Stratsys har vi nu ett enkelt och tydligt systemstöd för hela planerings- och uppföljningscykeln. Införandet av systemstödet hjälpte oss också att förtydliga själva processen och att få en struktur i flöde, tidplan och ansvarsfördelning. När det gäller riskhanteringen hade vi däremot en ganska tydlig process sen innan, men ett tidsödande manuellt arbete med sammanställningar, värderingar och uppföljning av riskvärden samt kontrollefterlevnad i Excel. Nu är uppföljningen tydligare, lättare att aggregera på olika nivåer och beräkningen av riskvärden mm betydligt mer systematisk och förenklad, berättar Ylva Zetterlund, ekonomichef på SPSM. 

Struktur och ökad tydlighet

Införandet av Stratsys som systemstöd i organisationen har bidragit till att skapa ett strukturerat arbetssätt och en ökad tydlighet, menar Ylva Zetterlund.

- På kort sikt har det gett en enkelhet och en tydlighet vad gäller struktur och process för arbetet med VP (verksamhetsplan) och riskhantering. Vi ser också en större transparens i hur olika verksamheter planerar och genomför aktiviteter kopplade mot myndighetens mål. Dessutom har vi fått en bättre integration mellan VP- och riskprocesserna och vi upplever en effektivisering av samtliga processer. Vi börjar nu också se att fokus på form och system minskar och att fokus på innehåll ökar. På längre sikt tror jag att vi får en större samsyn i hur alla verksamheter bidrar till myndighetens olika mål och ett fortsatt större fokus på innehåll istället för form. Det borde också i sin tur leda till större kraft i utvecklingsarbetet, genom att resurserna inriktas mer effektivt mot prioriterade mål.

Tillsammans med Stratsys har Specialpedagogiska skolmyndigheten gjort en tillgänglighetsanpassning för en synskadad användare i Stratsys. Något som Ylva Zetterlund, ekonomichef på SPSM, menar har betytt mycket för organisationen.

- Tillgänglighetsanpassningar är av stor vikt för vår organisation. I och med att myndighetens målgrupper är personer med funktionsnedsättning i en utbildningssituation vill vi vara förebilder i dessa sammanhang, även när det gäller intern tillgänglighet. Det är också prioriterat i vår VP att vi ska vara en tillgänglig arbetsplats. Det har ett stort symbolvärde för organisationen då vi tar dessa frågor på allvar, och vår önskan är att vi kan vara ett stöd och en samverkanspartner för externa aktörer i flera sådana här sammanhang. Det har självklart också ett stort praktiskt värde för de medarbetare som är berörda att i vardagen kunna använda systemstödet på egen hand istället för att vara beroende av andra personer som ska agera ”ögon” i arbetet.

Rätt systemstöd och ökad tillgänglighet på arbetsplatsen

Stratsys har varit en viktig pusselbit för myndigheten på vägen mot att nå sina mål. Detta dels genom att ha bidragit för att utforma rätt systemstöd men också genom att ha ökat arbetsplatsens tillgänglighet.

- Hittills har Stratsys bidragit i egenskap av professionell samarbetspartner för att utforma ett ändamålsenligt systemstöd till våra viktigaste styrprocesser. Dessutom har man bidragit till att öka arbetsplatsens tillgänglighet på ett konkret sätt (se ovan). Vi uppfattar att Stratsys har varit lyhörda för beställarens behov och därmed medverkar till att ge oss ett systemstöd utifrån de specifika behov vi har och inte bara leverera standardlösningar.

Under 2017 kommer myndigheten att fortsätta utveckla sitt användande i Stratsys:

- Vi kommer under 2017 att driftsätta en så kallad uppdragsstyrmodell för att följa och övervaka löpande uppdrag från arbetsordningen, särskilda uppdrag från generaldirektören till verksamheten samt även budget- och årsredovisningsprocess. När vi kvalitetssäkrat den styrmodellen, kommer vi förmodligen även låta avdelningar och enheter använda styrmodellen på sina nivåer. Under 2017 siktar vi på att ta fram en styrmodell för strategisk kompetensförsörjning, som är ett viktigt område i myndighetens VP, avslutar Ylva Zetterlund, ekonomichef på SPSM.


Specialpedagogiska skolmyndigheten använder följande produkter:

Vill du veta mer?