En smidig planerings- och uppföljningsprocess

En mer tidseffektiv rapporteringsprocess, ett enhetligt arbetssätt samt en bättre överblick är några av de fördelar Läkemedelsverket märkt sedan införandet av Stratsys.

Läkemedelsverket

En mer tidseffektiv rapporteringsprocess, ett enhetligt arbetssätt samt en bättre överblick är några av de fördelar Läkemedelsverket märkt sedan införandet av Stratsys under 2012.

Hos Läkemedelsverket såg man ett behov av ett IT-stöd i arbetet med målstyrning och rapportering såväl som planering och uppföljning. Man ville få en bättre överblick över planeringen och uppföljningen samt slippa det tidigare arbetssättet med Word-mallar som skickades runt i organisationen. Mallarna kunde ändras ute i verksamheten och kolumner och rubriceringar läggas till, vilket försvårade sammanställningen. 

"Vi behövde få en övergripande bild av vår planering och uppföljning och som kunde visas på olika sätt och med olika urval. Allt från en snabb statusbild till en mer detaljerad bild med kommentarer och start- och slutdatum. Vi ville också visa hur vår planering och uppföljning hänger ihop, från de strategiska målen och sedan ner till aktivitetsnivå. Ytterligare krav var att hitta ett system som är transparent och som bidrar till ett mer enhetligt arbetssätt och struktur på rapporter. Detta så att vi kan lägga mer fokus på innehållet än layout", berättar Eva-Lena Laier, koordinator/objektspecialist på Läkemedelsverket.

När Läkemedelsverket började arbeta med Stratsys valde man att bygga en styrmodell för verksamhetsplanering och -uppföljning som utgick från myndighetens strategiska plan och balanserat styrkort med fem perspektiv. Vid planeringen används en röda tråden-vy som tydligt visualiserar hur verksamhetsmål, mått och aktiviteter är sammankopplade med övergripande mål och visioner. Med hjälp av en gemensam rapportstruktur med färdiga mallar, säkerställer man att hela myndigheten rapporterar på samma sätt. Eva-Lena Laier är nöjd.

"Mycket har blivit enklare. Som till exempel att kunna se och dra nytta av vad vi skrev under samma rubrik i förra rapporten och vad underliggande enheter har skrivit. Det har också blivit enklare att följa vad som sker inom våra olika verksamheter och att sammanställa rapporteringen. En ytterligare fördel är att vi genom Stratsys fått ett mer enhetligt arbetssätt så att vi lättare kan hjälpa varandra. Det är smidigt att ta fram rapporter och ingen tid behöver läggas på att korrigera typsnitt etc. Vi kan få snygga och informativa vyer per automatik utan att klippa och klistra, vilket vi tidigare gjorde när all information fanns i olika Worddokument."

Läkemedelsverket använder i dagsläget Stratsys för verksamhetsplanering, arbetsmiljöplaner, riskanalys enligt FISK samt för planering och uppföljning av regeringsuppdrag. Under kommande år är planen att utöka användandet till att omfatta fler användningsområden.

"Ju mer av vår planering som vi lägger in i Stratsys, desto smidigare blir planerings- och uppföljningsprocessen samtidigt som våra medarbetare blir tryggare och mer vana i att använda verktyget", avslutar Eva-Lena.