Flexibelt, lättanvänt och bidrar till struktur

Forum Syd har fått engagemang hos medarbetarna och en röd tråd genom planerings- och uppföljningsprocessen.

Forum Syd

Forum Syd var i behov av bättre strukturerer för riskhanteringen i organisationen, så väl på ledningsgruppsnivå som på enhetsnivå. Med Stratsys har de fått till enhetliga processer för riskhanteringsarbetet, tydligare överblick och ett intresse och engagemang hos medarbetarna.

Forum Syd har arbetat i många år med riskhantering på olika nivåer i organisationen, såväl i Sverige som på sina övriga landskontor. Tidigare har organisationen haft svårigheter med att få en överblick över vad som sker på övergripande nivå och på respektive enhet vad gäller riskhanteringen. Styrelse och ledningsgrupp fick därför inte en övergripande helhetsbild. Ett annat problem var att dubbelarbete kunde uppstå då samma riskområden kunde tas upp på olika nivåer och enheter utan samordning.

Fredrik Hallor, IT koordinator på Forum Syd, berättar att det vanligaste sättet att sammanställa risker och handlingsplaner har för dem tidigare varit att skapa listor i Excel och Word. Listorna mailades runt och lagrades på gemensamma filareor. Arbetsättet orsakade problem med att veta vilka dokument som var aktuella.

Forum Syd började använda Stratsys för internkontroll och risk i planeringen inför 2015, ett arbete som pågick under hösten 2014, och nu är arbetet med internkontroll och risk också integrerat med arbetet med verksamhetsplanen i Stratsys. Verktyget för internkontroll och risk är nu integrerat med deras styrmodell för verksamhetsplanering. Det betyder att riskhanteringen har en given plats i planeringen av både mål och aktiviteter på övergripande nivå (styrelse och ledningsgrupp) samt på enhetsnivå (enhetschefer och medarbetare). Forum Syd har även framgångsrikt använt riskmatrisen i Stratsys för att visualisera arbetet vid workshops med styrelse och enheter, vilket har varit mycket uppskattat.

”Stratsys gör det enkelt att hitta aktuell version av planer och rapporter. Det hjälper oss också att visualisera den röda tråd som finns i våra planerings- och uppföljningsprocesser, vilket bidrar till att skapa förståelse, intresse och engagemang hos medarbetarna”, berättar Fredrik Hallor och tillägger:

”Systemet är flexibelt, lättanvänt och hjälper till att strukturera vårt arbete.”

 

Vill du veta mer?